Klimaat interne communicatie bepalend voor medewerkersbetrokkenheid

In de juli-uitgave van IC, het vakblad voor IC-professionals, stond een boeiend artikel over het verband tussen interne communicatie en betrokkenheid bij de organisatie. Met als voornaamste conclusie dat open communicatie en inspraak een niet te onderschatten invloed hebben op medewerkersbetrokkenheid. Door communicatiekanalen open te stellen voor participatie kunnen medewerkers hun behoeften uiten, hun mogelijkheden ontwikkelen om de besluitvorming te beïnvloeden en de fundamentele menselijke behoefte vervullen om een verschil te maken.

RenM|Matrix voerde het afgelopen jaar diverse onderzoeken uit met als doel in beeld te brengen op welke wijze interne communicatie bijdraagt aan de verwezenlijking van specifieke doelen, zoals bijvoorbeeld betrokkenheid bij de organisatie. Openheid en inspraak vormen hier een vast onderdeel in. De onderliggende gedachte van onze IC|Matrix is namelijk dat het succes van interne communicatie weliswaar beïnvloed wordt door de parallelle kanalen en communicatie via de lijn, maar dat de sfeer of het klimaat waarin dit gebeurt nog crucialer is*.Model interne communicatie

Identificatie of verbondenheid met de organisatie wordt in bovenstaand analysemodel als einddoel beschouwd, aangestuurd door factoren als de mate waarin medewerkers voldoende informatie krijgen over relevante zaken die spelen binnen hun organisatie, de mate waarin zij zich bewust zijn van hun bijdragen aan de successen van de organisatie en de ruimte die wordt ervaren voor kritische dialoog. Al deze factoren worden op hun beurt beïnvloed door het gebruik van en de waardering voor de verschillende interne communicatiekanalen.

Een recent onderzoek naar de interne communicatie bij een grote financiële dienstverlener wees uit dat de mate waarin medewerkers zich met de organisatie identificeren de meeste samenhang vertoont met de mate waarin zij een verband zien tussen hun eigen werkzaamheden en de doelen van de organisatie. In deze case zou interne communicatie hier effectiever aan kunnen bijdragen door verbeteringen aan te brengen in de vorm van (meer) strategische informatie tijdens werkoverleg  en voor medewerkers (meer) herkenbare/naar hun dagelijks werk vertaalde informatie in het personeelsmagazine.

Een tweede aspect van het communicatieklimaat dat van grote invloed bleek op de betrokkenheid van medewerkers is de mate waarin zij ruimte ervaren voor bottom-up communicatie (interesse voor hun ideeën en meningen en ruimte voor kritische dialoog). Verbeteringen op dit vlak dienen voornamelijk gezocht te worden in de zichtbaarheid van en communicatie door de Raad van Bestuur, dat op dit moment teveel als 1-richtingsverkeer wordt ervaren.

Open communicatie en inspraak blijken, zoals gesteld in het artikel in IC, ook in deze praktijkcase een niet te onderschatten invloed te hebben op medewerkersbetrokkenheid. Op het in de context van organisatiedoelen kunnen plaatsen van eigen werkzaamheden na, blijkt het het meest doorslaggevende communicatieaspect voor de mate waarin medewerkers zich emotioneel verbonden voelen met de organisatie waarvoor ze werken.

* Afgeleid van het model “Organisatie-Identificatie en Interne Communicatie” van Van Riel, Smidts en Pruyn.