Effectieve interne communicatie

Volgens het trendonderzoek Interne Communicatie geven IC-professionals zichzelf een mager zesje. De verklaring van deze lage score kan worden afgeleid uit hetzelfde onderzoek, waarin men tevens aangeeft dat de impact van interne communicatie op organisatiedoelen nog altijd vaag is en slechts sporadisch gemeten. En dat is spijtig, want gedegen onderzoek naar de effectiviteit van interne communicatie biedt elke IC-professional handvatten om van het zesje een zeven of misschien wel een acht te maken.

In 2010 startten wij met het meten van de bijdrage van interne communicatiemiddelen aan de realisatie van organisatiedoelen. Stond daarvoor de informatiebehoefte van de medewerker nog centraal, tegenwoordig leggen wij de focus op effectiviteit. Interne communicatie is er immers niet enkel op gericht de medewerker tevreden te stellen, maar beoogt bepaalde doelen te bereiken.

Inmiddels zijn we 5 jaar verder en hebben zo’n 5.000 medewerkers van banken, verzekeringsmaatschappijen, pensioenfondsen, overheidsorganisaties en zorginstellingen hun ervaringen met ons gedeeld. Het resultaat is een schat aan inzichten die kunnen helpen om de meerwaarde van interne communicatie verder te vergroten. We hebben er 3 voor u uitgelicht:

1. Intensiveer samenwerking met HR
Onze eerste onderzoeken uit 2011 en 2012 wezen al op een grote impact van communicatie via de lijn en de meest recent uitgevoerde metingen hebben dit steeds opnieuw onderstreept. Interne communicatie zou effectiever zijn als er op het vlak van lijncommunicatie nog intensiever wordt samengewerkt met HR, bijvoorbeeld als het gaat om coaching en facilitering van managers bij het overbrengen van strategische informatie.

2. Zet in op een zichtbare bestuursraad
Wij vragen medewerkers niet alleen om een rapportcijfer voor het intranet of het personeelsmagazine, maar ook in welke mate zij een beeld hebben van hun bijdrage aan successen van de organisatie en in hoeverre zij het gevoel hebben dat er naar meningen en ideeën wordt geluisterd. Een zichtbare bestuursraad blijkt cruciaal voor de mate waarin dit soort openheid en transparantie wordt ervaren. Het intern communiceren van besluiten alleen is in dit kader onvoldoende, het gaat er juist om dat beleid ook openlijk wordt geëvalueerd, zowel in goede als in slechte tijden.

3. Zoek je opdrachtgevers op
Interviews met interne opdrachtgevers leren dat zij meer verwachten dan alleen het aanreiken van kanalen. Zij rekenen ook op ruggespraak en ondersteuning en verlangen hier een proactieve houding van de IC-professional, bijvoorbeeld met betrekking tot het agenderen van nieuwswaardige onderwerpen.

Bovenstaande bevindingen zijn slechts voorbeelden van mogelijkheden voor IC-professionals om het magere zesje om te buigen naar een zeven of een acht. Bent u benieuwd hoe onderzoek inzicht kan geven in de meerwaarde van interne communicatie voor uw organisatie? Wij helpen u graag op weg.